La guida pratica e intuitiva per capire come funziona la nuova fatturazione elettronica obbligatoria per il 2019, come affrontarla senza dubbi e timori e come districarsi tra fatture elettroniche B2B (business to business) tra privati e verso la PA (Pubblica Amministrazione).
Fatturazione elettronica obbligatoria: normativa e scadenze
La fatturazione elettronica obbligatoria tra privati e verso i consumatori entrerà in vigore dal 1° gennaio 2019.
Le domande e i dubbi di imprese e partite IVA sono ancora molti. I cambiamenti incutono sempre un iniziale timore, ma la fattura elettronica potrebbe essere un primo passo per un’evoluzione estremamente positiva del sistema fiscale e imprenditoriale italiano.
Il primo passo è stato fatto nel 2014 con la fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione che ha visto le fatture elettroniche diventare il documento obbligatorio per tutti i rapporti con la PA, gli Enti pubblici e poi verso le Società quotate nella Borsa Italiana.
Nel 2017 il “Sistema di Interscambio” (il sistema dell’Agenzia delle Entrate utilizzato per lo scambio delle fatture elettroniche) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati (imprese, professionisti, etc..) per poter trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche in modo facoltativo.
La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni commerciali tra aziende e professionisti con Partita Iva sia verso i consumatori finali.
Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.
I soggetti passivi IVA, altresì, trasmettono telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati relativi alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, salvo quelle per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le modalità del Sistema di Interscambio. La trasmissione telematica è effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione.
Sono, comunque, già esonerati dalle precedenti disposizioni i soggetti passivi che rientrano nel c.d. “regime di vantaggio” e quelli che applicano il regime forfettario.
L’obbligo di fatturazione elettronica è anticipato al 1° luglio 2018 per le fatture emesse per:
- cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori a soggetti passivi Iva (obbligo rinviato al 1° gennaio 2019);
- prestazioni di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici.
Dal 1° settembre 2018 sarà obbligatoria l’emissione della fattura elettronica per il “tax free shopping”. L’obbligo riguarderà gli acquisti di beni:
- da parte di viaggiatori extra UE;
- di importo superiore a 155 € al lordo dell’IVA;
- per uso personale o familiare;
- da trasportarsi fuori dal territorio doganale comunitario nei bagagli personali.
Cosa è la “Fatturazione elettronica”
Dal 1°gennaio 2019 tutti noi avremo a che fare con le tanto temute “e-fatture”, come le chiamano gli addetti ai lavori. Ma, cos’è e come funziona la fatturazione elettronica? E’ un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione. La fatturazione elettronica cambia radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture.
Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.
Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, editor testuali o fogli di calcolo (Word, Excel, etc…), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati.
Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta, e-mail, fax, etc… Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le fatture ricevute/inviate tramite email andavano stampate).
Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Di seguito i vari punti:
- La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
- Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantirne origine e contenuto.
- Chi emette la fattura dovrà poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati.
- Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.
Come funziona la fattura elettronica
Questa è sicuramente la domanda più gettonata in questi mesi da parte di imprenditori, professionisti, impiegati amministrativi etc…
Senza impelagarsi in tutti i dettagli tecnici, che non farebbero altro che confonderti, cerchiamo di chiarire velocemente le cose fondamentali che non possono essere ignorate:
- Compilazione della fattura elettronica;
- Firma elettronica qualificata e invio tramite il Sistema d’Interscambio;
- Ricezione e registrazione della fattura;
- Archiviazione e conservazione della fattura elettronica;
Compilazione della fattura elettronica
I processi di fatturazione elettronica tra privati mediante il Sistema di Interscambio e verso la Pubblica Amministrazione sono molto simili.
Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è farlo tramite il proprio software di fatturazione o gestionale.
La procedura per fatturare è sempre la medesima. Crei la fattura e poi, anziché stamparla o salvarla in PDF per inviarla via e-mail (come facevi fino al 31/12/2018) generi il file fattura nel formato XML FatturaPA.
La differenza tra una fattura elettronica B2B (tra soggetti privati con Partita IVA), una fattura alla Pubblica Amministrazione e una verso consumatori (B2C)
Per sapere a chi recapitare la fattura elettronica il Sistema di Interscambio (dell’Agenzia delle Entrate ) usa diversi metodi a seconda del tipo di destinatario:
- gli uffici della Pubblica Amministrazione sono identificati da un “Codice Univoco Ufficio” di 6 caratteri che va inserito obbligatoriamente in fattura;
- i consumatori: al momento vige ancora un alone di mistero su come verranno identificati e dove verrà consegnata la fattura elettronica dal Sistema di Interscambio, l’ipotesi più accreditata è l’identificazione tramite Codice Fiscale e la consegna della fattura nel proprio “Cassetto Fiscale“.
Il consumatore può comunque chiedere che gli venga consegnata anche una copia cartacea (o PDF) della fattura; - per i destinatari B2B (imprese, professionisti, etc…) le strade si invio sono 2:
— PEC: il file XML contiene l’indirizzo PEC del cliente al quale il Sistema di Intercambio inoltrerà la fattura.
— Codice destinatario SdI: quando il cliente possiede un codice di accreditamento SdI, andrà usato questo codice per inviargli la fattura.
Firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla tramite Sistema di Intercambio
Una volta che hai prodotto la tua fattura elettronica (un file con estensione XML) sarà necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario.
La scelta più semplice è affidare il tutto a un gestionale di fatturazione, semplificando l’invio al Sistema, la gestione delle risposte e l’interpretazione di eventuali messaggi di errore. Il servizio si occuperà di:
- Applicare la firma digitale (elettronica qualificata) con riferimento temporale su ogni fattura.
- Inviare la fattura al Sistema di Interscambio, tracciando l’intero percorso di validazione e accettazione (o eventuale scarto) del documento, e segnalando con tempestività eventuali problemi o anomalie.
- Inviare in conservazione sostitutiva il documento elettronico per 10 anni.
Ricezione e registrazione della fattura elettronica
Il Sistema di Intercambio è una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.
A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla (probabilmente nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”).
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche: cosa significa?
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i lotti di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.
I vantaggi pratici della conservazione sostitutiva sono evidenti e si ripercuotono su tutti i passaggi di stampa, stoccaggio e archiviazione:
- eliminazione dei costi diretti (acquisto cartucce e/o toner di stampa, risme di carta, luoghi di archiviazione etc…);
- eliminazione del rischio di distruzione, corruzione o perdita;
- abbattimento dei tempi per ricerca e consultazione;
Soggetti obbligati e non alla fatturazione elettronica
Come già ampiamente detto, la fatturazione elettronica dal 1°gennaio 2019 sarà obbligatoria per moltissime imprese e partite IVA, ma tecnicamente non per tutti.
Per non confonderti le idee e per fare chiarezza sui soggetti obbligati alla fatturazione elettronica dobbiamo fare un passo indietro e chiarire un paio di punti che ti aiuteranno ad avere un quadro chiaro della situazione.
L’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica tra privati non elimina del tutto l’utilizzo delle fatture cartacee solo in alcuni specifici casi.
I soggetti NON obbligati all’emissione di fatture elettroniche secondo la normativa sono:
- coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
- coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
- le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra-comunitari.
ATTENZIONE però! I soggetti che rientrano nelle categorie scritte sopra, sono sono esonerati dalla sola EMISSIONE di fatture elettroniche. Questo vuol dire che dovranno attrezzarsi comunque per ricevere le fatture elettroniche.
Inoltre, ci si aspetta che molto rapidamente anche i soggetti esclusi aderiscano alla fatturazione elettronica B2B e B2C visto che presto diventerà uno standard.
Riepilogo: scadenze e soluzioni
Le tappe fondamentali della normativa:
- 1° luglio 2018: gli acquisti di carburante vengono documentati obbligatoriamente tramite fattura elettronica e il pagamento (ai fini detrattivi e deduttivi) deve avvenire tramite carte di credito, bancomat o simili;
- 1° luglio 2018: fattura elettronica obbligatoria per le prestazioni di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici;
- 1° settembre 2018: fatture elettroniche per il Tax free shopping;
- 1° gennaio 2019: la fattura elettronica è l’unico metodo di fatturazione accettato (ne sono esclusi solo i soggetti in regime fiscale di vantaggio o regime forfettario);
Per concludere ti segnaliamo la pagina ufficiale dell’Agenzia delle Entrate in cui è presente anche una guida scaricabile in formato PDF.
Questo invece è il link del portale di FatturaPA, dove troverai altre utilissime informazioni sulla fatturazione elettronica e sul Sistema di Interscambio
